Laat een Proxy Product Owner de projectefficiëntie verhogen.
De Product Owner (PO) heeft het laatste woord. Tenminste, dat is wat zijn functietitel suggereert. In de praktijk kan de PO echter niet overal tegelijk zijn. Dan komt de Proxy Product Owner (PPO) om het verschil te maken.
Equalminds is gespecialiseerd in agile coaching en agile consultancy. Wij zorgen ervoor dat de business- en IT-teams van onze klanten soepel samenwerken. Die efficiëntie is vooral belangrijk bij softwareontwikkeling. Daarom spelen we graag een extra kaart: die van de Proxy Product Owner.
Overzicht
Aan het begin van een ontwikkelingsproces vindt een story mapping workshop plaats. Dit is een brainstormsessie die resulteert in een document, de backlog, waarin de Product Owner alle high-level vereisten van de nieuwe applicatie vanuit business perspectief opsomt en prioriteert. Hij is het brein achter het product en in de praktijk meestal ook sponsor. Zijn inbreng moet de zaken duidelijk maken voor zowel de business als de IT.
Deze backlog in combinatie met een paar one-pager visuals stelt de PO in staat om gedurende het hele project het overzicht te bewaren. Het moet wel strak georganiseerd worden. Processen worden onderverdeeld in blokken, onderdelen en elementen zodat er een kader is. Zo kan de PO gemakkelijk de cruciale onderdelen prioriteren, en verdere vragen en problemen lokaliseren.
Een breed scala aan taken
In de praktijk is het echter niet altijd gemakkelijk voor de Product Owner om zijn rol te vervullen. De PO heeft een zeer breed takenpakket. Hij volgt de ontwikkeling en evolutie van het product op vanuit zakelijk oogpunt, maar hij blijft ook in contact met het ontwikkelingsteam, omdat zij feedback geven over haalbaarheid, voortgang, capaciteitsplanning, en dergelijke. Deze input is cruciaal om de verschillende verhalen functioneel uit te werken. Verder moet de PO de stories valideren in de testomgeving. Hij moet begrijpen wat, hoe, waarom en waar elk ticket vandaan komt, welke deliverables hij wel of niet kan accepteren, en meer. De PO blijkt vaak overbelast.
Hoe komt dat? Naast het beheren van de backlog (lees: een volledige dagtaak), is hij bezig met het managen van business teams en hun processen. Bovendien, terwijl hij behoefte heeft aan digitalisering, heeft hij hoogstwaarschijnlijk zijn handen vol aan het blussen van brandjes in de hele procesketen… Als de PO zijn focus wil herstellen, kan hij dat alleen doen door een vertrouwensrelatie te creëren. Hij heeft iemand nodig die een deel van het werk kan overnemen. Hij heeft een Proxy Product Owner (PPO) nodig.
Ademruimte
Door te vertrouwen op een Proxy Product Owner creëert de PO meer ademruimte. Terwijl de PO niet altijd kan deelnemen of deel uitmaken van het projectteam, zit de PPO wel altijd in het team. Dit verkleint de afstand tot het werkelijke project aanzienlijk. Naarmate het vertrouwen tussen de PO en de PPO groeit, krijgt de PPO meer kansen om zelf beslissingen te nemen. Dat helpt zeker om onnodige vertragingen te voorkomen.
Na enige tijd op één lijn te zijn gekomen, kan de PPO zelfs ondersteuning bieden bij de rapportage over het budget, maar belangrijker is dat de PPO de woordvoerder van het project wordt. Hij is de lijm met de holistische visie. Hij helpt ervoor te zorgen dat de communicatie in beide richtingen verloopt. De PPO geeft ook de feedback van de ontwikkelaars terug aan de business. Dankzij de korte afstand tot het project begrijpt hij het best wat de opties zijn, en kan hij het technische verhaal op een begrijpelijke manier voor de business vertalen. De PPO wordt de rechterhand van de PO en helpt het project op koers te houden.
Wil je weten wat een Proxy Product Owner voor uw project kan betekenen? Neem contact met ons op!
Ben je benieuwd naar onze diensten? Ontdek ze hier.
