Tools voor project management: orde scheppen in de chaos
Een tool is een hulpmiddel, geen doel op zich. Tools voor project management helpen om het project te structureren en de nodige orde in de chaos scheppen. Maar een garantie op geslaagd projectmanagement, laat staan een geslaagd project, biedt het gebruik van zo’n tool natuurlijk niet.
Nicolas De Greef, Managing Partner van Equalminds, huldigt in zijn keuze voor PM-tools heel bewust het KISS-principe: “Keep it simple, stupid!” Vrij vertaald: eenvoud siert de project manager, en dat geldt evengoed voor zijn tools. “Ik blijf erop hameren: tooling moet in de eerste plaats het project management ondersteunen.”
Nicolas’ advies luidt: start met de basis en start klein. En die basis, dat is voor hem nog altijd Excel. “Je hebt weliswaar tools waar je bij manier van spreken alles mee kan, van tijdsregistratie tot automatische facturatie. Maar de grootste projecten in mijn carrière heb ik tot dusver gewoon in Excel heb beheerd. Grotendeels omdat de klant hiervoor koos, maarhet is nog steeds een gemakkelijk tool om mee te werken.”
Analoog mag, digitaal moet
Kersverse collega Lynn Ergeerts gaat daarin nog een stap verder. “Ik ben in dat opzicht misschien wat van de oude stempel, maar post-its en whiteboards zijn voor mij evenzeer waardevolle tools.” Zo houdt Lynn ervan om aan het begin van elk project de grote werkblokken met behulp van kleuren in een tijdslijn op een whiteboard uit te zetten.
Maar zij beseft evenzeer dat het niet meer van deze tijd is om enkel nog analoog te werken. Dat zegt ook collega-project manager Bert Casaert, nochtans ook een fan van analoge tools. “Post-its plakken werkt supergoed als je een team naar een bepaalde conclusie wilt leiden. Alleen moet je ervoor zorgen dat alle betrokkenen die conclusie achteraf nog ergens kunnen terugvinden. Daarom moet je die conclusie documenteren door ze te digitaliseren, al dan niet samen met het proces dat erheen heeft geleid. Zo kan iedereen die informatie altijd en van overal raadplegen.”
“Je kan natuurlijk ook foto’s nemen van post-its of whiteboards”, stelt Nicolas. “Dat klopt, maar die kan je dan weer niet gemakkelijk doorzoeken”, werpt Bert tegen. Om die reden werkt hij ook niet met papieren notitieboekjes, maar met het digitale equivalent ervan: Microsoft OneNote. “Ik kan niet werken zonder tools en heb er al veel uitgeprobeerd. Maar OneNote is een constante. Je kan er van overal aan. Je vindt er snel informatie in terug met behulp van zoektermen. En je kan er ook je taken mee beheren en die eventueel doorgeven of verdelen over je collega’s.”
De industriestandaard: Atlassian Stack
Als het op digitale tools voor project manager aankomt, loopt Bert niet meteen warm voor Confluence. “Voor mij ontaardt dat snel in een ongestructureerde vergaarbak van informatie. En de zoekfunctionaliteit is naar mijn aanvoelen niet goed genoeg om dat euvel op te vangen.” Nochtans is Atlassian Stack de industriestandaard, aldus Nicolas: een bundel PM-tools die naast het Jira-vlaggenschip ook de Confluence-bedrijfswiki omvat.
Met Jira werkt Bert wel graag. “Het is een tool die je vrij makkelijk kunt uitbreiden en waar je, in tegenstelling tot bijvoorbeeld ServiceNow, heel granulair mee kunt werken. Met ServiceNow kan je in mijn ervaring moeilijker orde scheppen in de chaos die bij elk project van enige omvang onvermijdelijk komt kijken.”
De project manager wikt, de klant beschikt
De project managers van Equalminds werken doorgaans met de tools die de klant al ter beschikking heeft. “Omdat zij die tools nu eenmaal gewoon zijn”, legt Bert uit, “of omdat het management via die tools bepaalde rapporten moet krijgen.”
“Uiteraard durven wij ook al eens een specifieke PM-tool aan te bevelen, zeker als er nog geen voorhanden is binnen de organisatie”, zegt Nicolas. “Maar als het erop aankomt, zijn wij generalisten. Wij werken evengoed met Excel of post-its als met de meest gesofisticeerde PM-tool. Bij de keuze voor de ene of de andere tool geven alleen de noden van de klant de doorslag.” “En de vast regel blijft dat we samen met de klant komen tot een goede toolkeuze, en bij uitbreiding een goede samenwerking komen.”
